最近ではLINEで退職の意向を伝えてくるつわものがいるとか聞きますが、今回はこの退職届について考えてみましょう。

　ご承知の通り退職届は従業員が自分の意志で会社を辞めるときに提出する書類ですね。就業規則では、だいたい「3か月前までに申出ること」とか書いていたりしますが、LINEで「もう会社を辞めたいと思います」なんて言われると会社としては困りますよね。

　人手不足がいわれて久しい昨今、退職を防ぐ施策も大切ですが、まずは退職の際について、以下いろいろとみていきましょう。

LINEで退職を伝えてもOK？

　まずは冒頭の事例ですね。LINEで退職を伝えても、法律上は有効です。しかも、口頭とは違って、記録にも残るので、言った言わないの話になることもありません。ただ、経緯はどうあれ辞めるという大切な場面ですから、退職届を持参して、対面で意思を伝える方がよいと思います。

就業規則と法律のバランス

　会社の就業規則ではだいたい「希望する退職日の3か月前までに申出なければならない」といったように、数か月前から申出るように規定していますが、期間の定めのない雇用の場合、民法上は退職（解約）の申し入れから2週間経過で終了することになっています。（民法第627条第1項）「3か月前」とある就業規則自体が違法とされるわけではありませんが、民法627条1は強行規定とした裁判例もあり、「3か月前」とある就業規則をもって退職の無効を訴えることは難しいでしょう。

　辞め際の従業員を就業規則を根拠に話をするよりも、入社の時点でしっかりと会社のルールを伝えておくことの方が重要になるでしょう。

退職届と退職願の違い

　人によって縦書きだったり、横書きだったり、書面のタイトルが微妙に違っていたりします。「退職届」と「退職願」の違いについて触れておきましょう。

　文字通り「退職願」は社員が会社に対して退職を願い出る形式の書類で、会社がこれを受理する必要があります。一方、「退職届」はより正式な意思表示とされ、これを提出した時点で退職のプロセスが始まります。

　・・・というのは形式的な説明で、実際にはあまり使い分けられておらず、いずれも本人の退職の意思表示として、同じように扱われることが現実かと思います。

退職届に記載してほしい内容

　退職届には、次のような内容を明確に記載してもらうとスムーズです。個人的には縦書きの果たし状形式より、役所の届け出用紙みたいに「誰が、いつ、なぜ」を端的に書いてもらった方が見やすくていいと思っています。

部署及び氏名：どの部署の誰が退職するのかを明確にします。

退職希望日：いつ退職したいのか具体的な日付を記します。1日違うだけで、社会保険料が1か月分違うこともあるので、注意したいですね。

退職理由：退職の理由は雇用保険の資格喪失手続きでも使用しますし、会社としては今後の参考にできます。現実には「一身上の理由」と書かれることがほとんどでしょうが、書面上はともかく、会社としては本当の理由は把握しておくことが大切になります。職場の改善のヒントになるでしょう。

その他：退職後の住所を書いてもらうのもいいと思います。引っ越しを伴って退職する場合や、会社に連絡し忘れていて、実は引っ越している場合はこれを書いてもらうことで退職後のやり取りがスムーズになります。それから、離職票のいるいらないとか、資格喪失連絡票のいるいらない、とか任意継続するしないとか書く欄があると、便利です。

懲戒と退職のタイミング

　退職届が出された後でも、実際に退職するまでの間に、もし重大な問題が発生した場合には懲戒処分を科すことが可能です。反対に言えば、退職後に懲戒処分を科すことはできません。怪しい場合は迅速な対応が求められるので、注意が必要です。

まとめ

　退職届の取り扱いは、会社のルールだけでなく、法的な側面も理解する必要があります。就業規則に「3か月前までに」とか書いても無駄だと感じた方もいるかもしれませんが、私はそうは思いません。2週間では、代替要員を見つけ、引継ぎをすることは業種にかかわらず難しい話です。会社の事情を伝えたうえで「退職したい場合は、なるべく早めに伝えてほしい」旨をしっかりと話して納得してもらえれば、唐突な退職を未然に防ぐ方策になるでしょう。

　つまるところ、労使関係も人間関係。会社と従業員の信頼関係に行き着くのですが、退職する従業員も残る従業員も納得のいく環境を作ることがなにより大切です。心地よい職場を保つためにも、これらのポイントを心に留めておきましょう。